Términos y Condiciones Generales de Uso

6.1. Las Partes declaran que cumplen toda la legislación aplicable sobre privacidad y protección de datos, incluida (siempre que resulte aplicable) la Constitución Federal, el Código Civil, el Marco Civil de Internet (Ley n.º 12.965/2014), su decreto reglamentario (Decreto n.º 8.771/2016), la Ley General de Protección de Datos (Ley n.º 13.709/2018, “LGPD”) y demás normas sectoriales o generales sobre la materia (“Legislación Aplicable”).

6.2. Para acceder y utilizar la Solución, el/la Usuario(a) deberá proporcionar determinada información de identificación y contacto. Durante el uso de las funcionalidades de la Solución, podrán recopilarse datos adicionales, incluidos datos sensibles, según el/los Contenido(s) generado(s) o insertado(s) por el/los Usuario(a)(s). Dichos datos serán tratados y almacenados por Elephan durante la vigencia de la relación contractual o hasta que se solicite su eliminación, de conformidad con la Legislación Aplicable.

• 6.2.1. La recopilación de datos sensibles a que se refiere esta Cláusula será procesada por Elephan únicamente como consecuencia de Contenido(s) insertado(s), generado(s) o puesto(s) a disposición por el/los propio(s) Usuario(a)(s) en la Solución, sin que corresponda a Elephan obligación alguna de clasificación, filtrado o identificación previa de la naturaleza sensible de los datos tratados, permaneciendo dicha responsabilidad íntegramente a cargo del/de los Usuario(a)(s), en los términos de la Cláusula 6.4.

6.3. En atención a la Ley General de Protección de Datos y demás normas aplicables, las Partes reconocen que, en el ámbito de esta relación jurídica, podrá existir tratamiento de datos personales, incluidos datos sensibles, de titulares vinculados al/a la Usuario(a), y que actuarán como agentes de tratamiento dentro de los límites de sus respectivas atribuciones, siendo el/la Usuario(a) el controlador y Elephan la operadora de los datos personales.

6.4. Elephan realizará el tratamiento de datos con la finalidad exclusiva de hacer posible la puesta a disposición de la Solución y el ejercicio de la Licencia concedida al/a la Usuario(a), adoptando todas las medidas técnicas, administrativas y jurídicas para asegurar el cumplimiento de la LGPD. El/la Usuario(a) será exclusivamente responsable de: (i) determinar la finalidad del tratamiento; (ii) garantizar el origen lícito de los datos personales insertados en la Solución; (iii) realizar el tratamiento de Datos Personales de titulares vinculados a él/ella con fundamento en las hipótesis habilitantes de la LGPD y, cuando se base en el consentimiento, realizar todos los esfuerzos para que este sea obtenido de forma libre, informada, específica e inequívoca; (iv) asegurar la veracidad de la información proporcionada; y (v) responder por cualquier infracción legal derivada del uso indebido o irregular de los datos tratados en el ámbito de estos Términos, así como por todas las demás acciones necesarias para el cumplimiento de la Legislación Aplicable.

• 6.4.1. El/Los Usuario(a)(s) reconoce(n) que la responsabilidad por la existencia de una base legal válida para el tratamiento de datos de titulares vinculados a él/ellos, incluidos terceros participantes en reuniones, llamadas y conversaciones registradas mediante la Solución, es propia, exclusiva e intransferible, manteniéndose Elephan exenta de cualquier responsabilidad, directa o indirecta, derivada de la ausencia, invalidez o insuficiencia de dicha base legal, sin perjuicio del deber de colaboración previsto en la Cláusula 6.14.1.

6.5. Elephan, en el ejercicio de sus atribuciones, adoptará las debidas medidas de seguridad técnicas, jurídicas y administrativas aptas para proteger los datos personales bajo su custodia frente a cualquier forma de tratamiento inadecuado o ilícito, tales como filtraciones o destrucción indebida, con base en los estándares mínimos establecidos por la Legislación Aplicable y por la Autoridad Nacional de Protección de Datos (“ANPD”).

6.6. La Solución de Elephan podrá integrarse con soluciones de terceros, tales como CRM, herramientas de videoconferencia y servicios en la nube, siendo responsabilidad del Usuario realizar la integración según su conveniencia. En este sentido, todo intercambio de datos personales de titulares vinculados al Usuario se realizará única y exclusivamente por su cuenta y riesgo, y dichos datos serán tratados de conformidad con las reglas y directrices de privacidad y protección de datos de la respectiva Solución que reciba los datos compartidos, quedando Elephan exenta de responsabilidad por cualquier tratamiento irregular o incidente que involucre los datos personales compartidos con dichas soluciones de terceros.

6.7. Al realizar cualquier actividad de tratamiento, Elephan se compromete a:

• 6.7.1. Aplicar las debidas medidas físicas, técnicas y organizativas con el fin de asegurar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de los datos puestos bajo su custodia y responsabilidad, en los términos de la Legislación Aplicable;

• 6.7.2. Adoptar medidas técnicas y administrativas de seguridad de la información para evitar el uso indebido y no autorizado de datos personales;

• 6.7.3. Adoptar medidas eficaces y capaces de demostrar la observancia y el cumplimiento de las normas de protección de datos personales, así como garantizar la revisión periódica de las medidas implementadas;

• 6.7.4. Garantizar la calidad de los datos personales y la transparencia del tratamiento frente al titular, así como atender sus solicitudes cuando así se requiera;

• 6.7.5. Mantener un registro del tratamiento de datos personales, con la debida identificación de los respectivos datos personales tratados, especialmente de los datos personales sensibles, y del tipo de operación, además de la información relativa a: (i) la necesidad del tratamiento; (ii) el fundamento legal para el tratamiento; y (iii) el plazo y procedimiento para su almacenamiento y eliminación, o de cualquier otra forma simplificada que pueda ser reglamentada por la ANPD;

6.8. Durante el tratamiento de datos personales, Elephan será responsable de mantener un registro escrito de las actividades de tratamiento y de adoptar estándares de seguridad basados en las mejores tecnologías disponibles en el mercado, debiendo:

• 6.8.1. Restringir el acceso a los datos personales mediante la definición de personas habilitadas y responsables del tratamiento;

• 6.8.2. Adoptar medidas técnicas y organizativas de seguridad que garanticen la inviolabilidad, confidencialidad, disponibilidad e integridad de los datos personales;

• 6.8.3. Mantener un inventario detallado de los accesos a los datos personales y a los registros de conexión y de acceso a aplicaciones;

• 6.8.4. Realizar la debida eliminación o anonimización de los datos personales bajo su custodia siempre que: (i) haya transcurrido el plazo que justifique su conservación, sin mantener jamás datos personales innecesarios o irrelevantes para el actual cumplimiento de sus obligaciones; y (ii) sea solicitado por el/la Usuario(a), supuesto en el cual expedirá el respectivo Certificado de Eliminación, incluso después de la terminación de la relación jurídica;

• 6.8.5. Registrar las actividades que impliquen transferencia internacional de datos personales, indicando el país y/o la organización de destino y adoptando las garantías necesarias para que la transferencia se realice de conformidad con este Instrumento y con la Legislación Aplicable, así como con las directrices definidas por la autoridad competente.

6.9. Se prohíbe a Elephan, sin perjuicio de otras prohibiciones que le resulten aplicables, incluso por la legislación vigente:

• 6.9.1. Realizar cualquier tipo de Tratamiento de Datos Personales en desacuerdo con las instrucciones indicadas por el/la Usuario(a);

• 6.9.2. Vender, compartir o ceder, a cualquier título, los Datos Personales sin la autorización previa y expresa del/de la Usuario(a);

• 6.9.3. Copiar, transferir, duplicar o realizar cualquier acción destinada a crear una nueva base de datos que contenga los Datos Personales y Sensibles de titulares directamente vinculados a Elephan, sin la autorización previa y expresa del/de la Usuario(a).

6.10. Elephan declara asimismo que no comparte datos con terceros para fines de entrenamiento de modelos públicos de inteligencia artificial, ni para análisis comercial, marketing o cualesquiera finalidades no relacionadas con la ejecución del presente Instrumento, y que el tratamiento de datos por plataformas externas se limita estrictamente a las interacciones necesarias para la ejecución de la Licencia contratada, en especial a la generación automatizada de informes con base en los datos proporcionados por el/los Usuario(a)(s).

• 6.10.1. Elephan garantiza que dichos datos no se utilizan para fines de entrenamiento, mejora o alimentación de modelos públicos de inteligencia artificial, de conformidad con las políticas de privacidad y seguridad de las respectivas empresas de inteligencia artificial vigentes a la fecha de la presente contratación.

• 6.10.2. Las políticas de privacidad y seguridad de los subprocesadores de inteligencia artificial mencionadas en este apartado son de exclusiva responsabilidad de los respectivos proveedores, no respondiendo Elephan por las modificaciones unilaterales que estos realicen, obligándose, no obstante, a emplear esfuerzos para adecuar la prestación de la Licencia a eventuales cambios sobrevenidos que afecten las garantías aquí descritas.

6.11. Elephan mantendrá una lista actualizada y de acceso público de los subprocesadores y demás terceros contratados para el procesamiento de Datos Personales en el ámbito de la puesta a disposición de la Solución y de la Licencia, incluidos proveedores de infraestructura en la nube y de modelos de inteligencia artificial, puesta a disposición en un entorno propio de transparencia (“Centro de Confianza”), en la dirección electrónica que se indique en el sitio web institucional de Elephan, que contendrá, como mínimo: (i) la identificación del subprocesador; (ii) el país o territorio donde se encuentren ubicados sus servidores; y (iii) la naturaleza de las actividades de tratamiento que este realice.

6.12. Cualquier incorporación, sustitución o modificación relevante en la lista de subprocesadores mencionada en el apartado anterior será comunicada al/a la Usuario(a) con una antelación mínima de 30 (treinta) días, mediante la actualización del Centro de Confianza y una notificación enviada a la dirección de correo electrónico de contacto registrada, garantizándose al/a la Usuario(a) el derecho a presentar una objeción fundamentada, específicamente relacionada con un riesgo para la protección de datos personales, dentro de dicho plazo.

• 6.12.1. Recibida la objeción dentro del plazo de la Cláusula anterior, las Partes emplearán esfuerzos razonables, de buena fe, para resolver la controversia relativa al nuevo subprocesador.

• 6.12.2. Si la controversia no se resuelve, las Partes podrán rescindir el Contrato/Instrumento sin aplicación de penalización alguna, toda vez que el/la Usuario(a) entiende y tiene conocimiento de que el subprocesador en cuestión fue sometido a una diligencia previa de conformidad con las políticas internas de Elephan para realizar el tratamiento de datos de que se trate, así como considerando la imposibilidad de contratar a un suboperador exclusivo para el/la Usuario(a), salvo decisión única y exclusiva de Elephan.

6.13. En caso de que Elephan sea destinataria de cualquier orden judicial o comunicación oficial que determine el suministro o divulgación de información personal tratada en virtud del presente Instrumento, deberá notificar al/a la Usuario(a), en un plazo de hasta 24 (veinticuatro) horas, acerca de lo ocurrido, permitiéndole adoptar oportunamente medidas legales destinadas a impedir o mitigar los efectos derivados de la divulgación de los datos personales relacionados con dicho requerimiento.

• 6.13.1. Siempre que sea necesario y solicitado por el/la Usuario(a), Elephan deberá prestarle asistencia para atender las solicitudes de la ANPD o de otra autoridad competente, así como los requerimientos formulados por titulares de datos personales, proporcionando toda la información solicitada a la mayor brevedad posible.

6.14. En caso de producirse cualquier incidente de seguridad que involucre los datos personales tratados en virtud de la presente relación contractual (“Incidente”), Elephan deberá enviar inmediatamente una notificación al/a la Usuario(a), que deberá contener, como mínimo, la siguiente información: (i) fecha y hora del Incidente; (ii) fecha y hora en que se tuvo conocimiento del Incidente; (iii) relación de los tipos de datos afectados por el Incidente; (iv) número de Usuario(a)(s) afectados(as) (volumen del Incidente) y, si fuera posible, la relación de dichas personas; (v) datos de contacto del Encargado o, si no hubiera Encargado, de la otra persona a la que pueda recurrirse para obtener más información sobre lo ocurrido; y (vi) descripción de las posibles consecuencias del evento.

6.15. Terminada la relación contractual, por cualquier motivo, corresponderá exclusivamente al/a la Usuario(a) exportar y resguardar, dentro del plazo establecido en la Cláusula 7.8, todos los datos personales y empresariales que mantenga en la Solución. Una vez agotado dicho plazo, Elephan se compromete a eliminar, de forma definitiva y permanente, todos los datos personales y empresariales del/de la Usuario(a) y de los titulares vinculados a él/ella, con independencia de nueva comunicación, sin que le corresponda a partir de entonces deber alguno de guarda, custodia o recuperación, ni responsabilidad por pérdidas derivadas de la falta de recuperación oportuna, preservándose únicamente los supuestos de conservación obligatoria impuestos por ley o por autoridad competente.

6.16. La demás información sobre tratamiento y protección de datos personales puede consultarse en la Política de Privacidad de Elephan, disponible en su sitio web institucional, la cual forma parte integrante e indisociable de estos Términos, por lo que el/la Usuario(a) acepta dichos términos y disposiciones conjuntamente con los de estos Términos.