Termos e Condições Gerais de Uso

6.1. As Partes declaram que cumprem toda a legislação aplicável sobre privacidade e proteção de dados, inclusive (sempre e quando aplicáveis) a Constituição Federal, o Código Civil, o Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014), seu decreto regulamentador (Decreto nº 8.771/2016), a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018, “LGPD”), e demais normas setoriais ou gerais sobre o tema (“Legislação Aplicável”).

6.2. Para acessar e utilizar a Solução, o(a) Usuário(a) deverá fornecer determinadas informações de identificação e contato. Durante a utilização das funcionalidades da Solução, poderão ser coletados dados adicionais, inclusive dados sensíveis, a depender do(s) Conteúdo(s) gerado(s) ou inserido(s) pelo(a)(s) Usuário(a)(s). Tais dados serão tratados e armazenados pela Elephan durante a vigência da relação contratual ou até a solicitação de sua exclusão, nos termos da Legislação Aplicável.

• 6.2.1. A coleta de dados sensíveis a que se refere esta Cláusula somente será processada pela Elephan em razão de Conteúdo(s) inserido(s), gerado(s) ou disponibilizado(s) pelo(a)(s) próprio(a)(s) Usuário(a)(s) na Solução, não cabendo à Elephan qualquer obrigação de triagem, filtragem ou identificação prévia da natureza sensível dos dados tratados, permanecendo essa responsabilidade integralmente a cargo do(a)(s) Usuário(a)(s), nos termos da Cláusula 6.4.

6.3. Em atenção à Lei Geral de Proteção de Dados e demais normas aplicáveis, as Partes reconhecem que, no âmbito desta relação jurídica, poderá haver tratamento de dados pessoais, inclusive dados sensíveis, de titulares vinculados ao(à) Usuário(a), e que atuarão como agentes de tratamento, nos limites de suas atribuições, sendo o(a) Usuário(a) o controlador e a Elephan a operadora dos dados pessoais.

6.4. A Elephan realizará o tratamento de dados com a finalidade exclusiva de viabilizar a disponibilização da Solução e o exercício da Licença concedida ao(à) Usuário(a), adotando todas as medidas técnicas, administrativas e jurídicas para assegurar a conformidade com a LGPD. O(a) Usuário(a) será exclusivamente responsável por: (i) determinar a finalidade do tratamento; (ii) garantir a origem lícita dos dados pessoais inseridos na Solução; (iii) realizar o tratamento de Dados Pessoais de titulares a si vinculados fundamentado nas hipóteses autorizativas da LGPD e, quando no consentimento, envidar todos os esforços para que este seja obtido de forma livre, informada, específica e inequívoca; (iv) assegurar a veracidade das informações fornecidas; e (v) responder por qualquer violação legal decorrente do uso indevido ou irregular dos dados tratados no âmbito destes Termos, bem como por todas as demais ações necessárias ao cumprimento da Legislação Aplicável.

• 6.4.1. O(a)(s) Usuário(a)(s) reconhece(m) que a responsabilidade pela existência de base legal válida para o tratamento de dados de titulares a ele vinculados, incluindo terceiros participantes de reuniões, ligações e conversas registradas por meio da Solução, é sua, exclusiva e intransferível, mantendo-se a Elephan isenta de qualquer responsabilização, direta ou indireta, decorrente da ausência, invalidade ou insuficiência dessa base legal, sem prejuízo do dever de colaboração previsto na Cláusula 6.14.1.

6.5. A Elephan, no exercício de suas atribuições, adotará as devidas medidas de segurança técnicas, jurídicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais sob sua guarda de qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito, tais como vazamentos ou destruição indevida, tendo por base os padrões mínimos estabelecidos pela Legislação Aplicável e pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (“ANPD”).

6.6. A Solução da Elephan poderá ser integrada com soluções de terceiros, tais como CRMs, ferramentas de videoconferência, e serviços de nuvem, sendo responsabilidade do Usuário proceder com a integração, de acordo com sua conveniência. Nesse sentido, todo e qualquer compartilhamento de dados pessoais de titulares vinculados ao Usuário serão realizados única e exclusivamente por sua conta e risco, sendo os referidos dados tratados de acordo com as regras e diretrizes de privacidade e proteção de dados da respectiva Solução que receber os dados compartilhados, ficando a Elephan isenta de responsabilidade por qualquer tratamento irregular ou incidente envolvendo os dados pessoais compartilhados com essas soluções terceiras.

6.7. Ao realizar qualquer atividade de tratamento, a Elephan se compromete a:

• 6.7.1. Aplicar as devidas medidas físicas, técnicas e organizacionais visando assegurar a integridade, a disponibilidade e a confidencialidade dos dados colocados sob sua guarda e responsabilidade, nos termos da Legislação Aplicável;

• 6.7.2. Adotar medidas técnicas e administrativas de segurança da informação para evitar o uso indevido e não autorizado de dados pessoais;

• 6.7.3. Adotar medidas eficazes e capazes de comprovar a observância e o cumprimento das normas de proteção de dados pessoais, bem com garantir a revisão periódica das medidas implementadas;

• 6.7.4. Garantir a qualidade dos dados pessoais e a transparência sobre o tratamento em relação ao titular, bem como atender às suas requisições quando solicitado;

• 6.7.5. Manter registro do tratamento de dados pessoais, com a devida identificação dos respectivos dados pessoais tratados, especialmente dos dados pessoais sensíveis, e tipo de operação, além das informações referentes: (i) a necessidade do tratamento; (ii) ao fundamento legal para o tratamento; e (iii) ao tempo e procedimento para o seu armazenamento e eliminação, ou ainda de outra forma simplificada que venha a ser regulamentada pela ANPD;

6.8. Durante o tratamento de dados pessoais, a Elephan se responsabiliza pela manutenção de registro escrito das atividades de tratamento e pela adoção de padrões de segurança sustentados nas melhores tecnologias disponíveis no mercado, devendo:

• 6.8.1. Restringir o acesso aos dados pessoais mediante a definição de pessoas habilitadas e responsáveis pelo tratamento;

• 6.8.2. Adotar medidas técnicas e organizacionais de segurança que garantam a inviolabilidade, a confidencialidade, a disponibilidade e a integridade dos dados pessoais;

• 6.8.3. Manter inventário detalhado dos acessos aos dados pessoais e aos registros de conexão e de acesso a aplicações;

• 6.8.4. Realizar a devida eliminação ou anonimização dos dados pessoais sob sua guarda, sempre que: (i) houver o transcurso do prazo que justifique a sua manutenção, jamais mantendo dados pessoais desnecessários ou irrelevantes para o atual exercício de suas obrigações; e, (ii) for solicitado pelo Usuário(a), situação em que expedirá o respectivo Certificado de Descarte, inclusive após o término da vigência da relação jurídica;

• 6.8.5. Registrar as atividades que envolvam transferência internacional de dados pessoais, indicando o país e/ou organização de destino, e adotando as garantias necessárias para que a transferência seja realizada de acordo com este Instrumento e com a Legislação Aplicável, bem como orientações definidas pela autoridade competente.

6.9. É vedada à Elephan, sem prejuízo de outras que lhe sejam aplicáveis, inclusive pela legislação em vigor:

• 6.9.1. Realizar qualquer tipo de Tratamento de Dados Pessoais em desacordo com os comandos indicados pelo(a) Usuário(a);

• 6.9.2. Vender, compartilhar ou ceder, a qualquer título, os Dados Pessoais, sem a prévia e expressa autorização do(a) Usuário(a);

• 6.9.3. Copiar, transferir, duplicar ou realizar qualquer ação que vise a criação de um novo banco de dados contendo os Dados Pessoais e Sensíveis de titulares vinculados diretamente à Elephan, sem a prévia e expressa autorização do(a) Usuário(a).

6.10. A Elephan declara, ainda, que não realiza o compartilhamento de dados com terceiros para fins de treinamento de modelos públicos de inteligência artificial, tampouco para análise comercial, marketing ou quaisquer finalidades não relacionadas à execução do presente Instrumento, sendo que o tratamento de dados por plataformas externas limitam-se estritamente às interações necessárias para a execução da Licença contratada, em especial à geração automatizada de relatórios com base nos dados fornecidos pelo(a)(s) Usuário(a)(s).

• 6.10.1. A Elephan assegura que tais dados não são utilizados para fins de treinamento, melhoria ou alimentação de modelos públicos de inteligência artificial, em conformidade com as políticas de privacidade e segurança das respectivas empresas de inteligência artificial atualmente vigentes à data da presente contratação.

• 6.10.2. As políticas de privacidade e segurança de subprocessadores de inteligência artificial referidas neste item são de responsabilidade exclusiva dos respectivos fornecedores, não respondendo a Elephan por alterações unilaterais nelas promovidas, obrigando-se, contudo, a envidar esforços para adequar a prestação da Licença a eventuais mudanças supervenientes que impactem as garantias aqui descritas.

6.11. A Elephan manterá lista atualizada e publicamente acessível dos subprocessadores e demais terceiros contratados para o processamento de Dados Pessoais no âmbito da disponibilização da Solução e da Licença, incluindo fornecedores de infraestrutura de nuvem e de modelos de inteligência artificial, disponibilizada em ambiente próprio de transparência (“Central de Confiança”), no endereço eletrônico a ser indicado no site institucional da Elephan, contendo, no mínimo: (i) a identificação do subprocessador; (ii) o país ou território de localização de seus servidores; e (iii) a natureza das atividades de tratamento por ele realizadas.

6.12. Qualquer inclusão, substituição ou alteração relevante na lista de subprocessadores referida no item anterior será comunicada ao(à) Usuário(a) com antecedência mínima de 30 (trinta) dias, mediante atualização da Central de Confiança e notificação enviada ao endereço de e-mail de contato cadastrado, assegurando-se ao(à) Usuário(a) o direito de apresentar objeção fundamentada, relacionada especificamente a risco à proteção de dados pessoais, dentro desse prazo.

• 6.12.1. Recebida a objeção no prazo da Cláusula anterior, as Partes envidarão esforços razoáveis, de boa-fé, para solucionar a controvérsia relativa ao novo subprocessador.

• 6.12.2. Não sendo resolvida a controvérsia, as partes poderão rescindir o Contrato/Instrumento, sem incidência de qualquer penalidade, uma vez que o(a) Usuário entende e está ciente que o subprocessador em questão foi submetido a diligência prévia de acordo com as políticas internas da Elephan para proceder ao tratamento de dados em questão, bem como considerando a impossibilidade de contratação de suboperador exclusivo para o(a) Usuário(a), salvo decisão única e exclusiva da Elephan.

6.13. Caso a Elephan seja destinatária de qualquer ordem judicial ou comunicação oficial que determine o fornecimento ou divulgação de informações pessoais tratadas em razão do presente Instrumento, deverá notificar o(a) Usuário(a), em até 24 (vinte e quatro) horas, sobre o ocorrido, oportunizando a adoção, em tempo hábil, de medidas legais para impedir ou mitigar os efeitos decorrentes da divulgação dos dados pessoais relacionados a esta requisição.

• 6.13.1. Sempre que necessário e solicitado pelo(a) Usuário(a), deverá a Elephan auxiliá-lo no atendimento das solicitações da ANPD, ou outra autoridade competente, e das requisições realizadas por titulares de dados pessoais, providenciando todas as informações solicitadas o mais célere possível.

6.14. Na ocorrência de qualquer incidente de segurança que envolva os dados pessoais tratados em razão da presente relação contratual (“Incidente”), deverá a Elephan imediatamente enviar notificação ao(à) Usuário(a), devendo conter, no mínimo, as seguintes informações: (i) data e hora do Incidente; (ii) data e hora da ciência acerca do Incidente; (iii) relação dos tipos de dados afetados pelo Incidente; (iv) número de Usuário(a)(s) afetados(a)(s) (volumetria do Incidente) e, se possível, a relação desses indivíduos; (v) dados de contato do Encarregado ou, não havendo Encarregado, da outra pessoa junto à qual seja possível obter maiores informações sobre o ocorrido; e, (vi) descrição das possíveis consequências do evento.

6.15. Encerrada a relação contratual, por qualquer motivo, incumbe exclusivamente ao(à) Usuário(a) exportar e resguardar, no prazo estabelecido na Cláusula 7.8, todos os dados pessoais e empresariais por ele(a) mantidos na Solução. Esgotado esse prazo, a Elephan compromete-se a excluir, de forma definitiva e permanente, todos os dados pessoais e empresariais do(a) Usuário(a) e de titulares a ele(a) vinculados, independentemente de nova comunicação, não lhe cabendo, a partir de então, qualquer dever de guarda, custódia ou recuperação, tampouco responsabilidade por perdas decorrentes da ausência de resgate tempestivo, preservadas unicamente as hipóteses de conservação obrigatória impostas por lei ou por autoridade competente.

6.16. Demais informações sobre tratamento e proteção de dados pessoais podem ser encontradas na Política de Privacidade da Elephan, em seu site institucional, o qual faz parte integrante e indissociável destes Termos, ocasião em que o(a) Usuário(a), concorda e aceita com os referidos termos e disposições em conjunto com os destes Termos.